Expertblog: Drie tips voor een snellere betaling van je facturen

Expertblog door: Edwin Vlieg.

Voor het draaien van een succesvolle onderneming is een goede geldstroom van groot belang. Om de facturen van je leveranciers en partners te kunnen voldoen, moet je ook geld van je klanten ontvangen. Veel ondernemers vergeten te factureren of hebben hun facturatieproces slecht op orde. In dit artikel drie praktische tips om meer grip te krijgen op je facturen én sneller je geld te krijgen.

1. iDEAL op factuur

Na het versturen van de factuur naar je klant, wil je het liefst zo snel mogelijk een betaling ontvangen. Vermeld op de factuur in ieder geval duidelijk een uiterste betaaldatum en je rekeningnummer waar je klant het geld naar moet overboeken. Om het je klant nog eenvoudiger te maken, kun je er ook voor kiezen om je klant via iDEAL te laten betalen. Je klant hoeft het bedrag, je rekeningnummer en het betalingskenmerk dan niet over te typen en kan veel sneller een betaling uitvoeren.

Uit onderzoek op 250.000 facturen verzonden in 2010 en 2011 is gebleken dat de betaaltermijn van een factuur drastisch omlaag gaat wanneer via iDEAL betaald kan worden. Wanneer een klant via iDEAL betaald, gaat de betaaltermijn van de factuur gemiddeld met 15 dagen omlaag.

2. Duidelijk opvolging via herinneringen

Het versturen van een factuur is pas het begin van het facturatieproces in je onderneming. Zorg ervoor dat je voor jezelf duidelijk hebt welke vervolgstappen je wilt ondernemen als je klant niet op tijd betaalt. Vaak is één herinnering nodig om je klant nogmaals op de factuur te wijzen. Een vriendelijke herinnering is hier prima op zijn plaats, iedereen kan immers wel eens wat vergeten. Wacht niet te lang met deze herinnering, een paar dagen na het vervallen van de betaaltermijn is een goed moment.

Mocht na de eerste herinnering nog geen betaling binnen komen, kun je via een tweede herinnering per telefoon of brief nogmaals om de betaling vragen. Na enkele herinneringen heb je het recht om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Zij zullen in het minnelijke traject je klant een aantal brieven versturen en telefonisch contact zoeken om je klant aan te manen de factuur alsnog te betalen. Vanuit veel facturatiepakketten kun je tegenwoordig je factuur rechtstreeks doorsturen naar een incassobureau.

3. Inzicht via administratiepakket

Het beheren van je debiteuren kan een ingewikkeld proces zijn. Veel webwinkeliers maken hun facturen in hun webwinkel en proberen vanuit daar ook hun administratie bij te houden. Webwinkelsoftware is alleen geen administratie software, waardoor je veel dingen handmatig moet doen. Een koppeling tussen je webwinkel en je administratiepakket zorgt ervoor dat je vanuit je administratiepakket meer inzicht krijgt en makkelijker je administratie kunt doen.

Een goed voorbeeld van dat inzicht is een debiteurenrapport. Een goed debiteurenrapport laat niet alleen zien van welke klant je nog geld moet ontvangen, maar ook wat de leeftijd van de vordering is. Een factuur van vorige week die open staat is immers veel minder schadelijk dan een factuur van vorig jaar. Ook inzicht in de omzet die je per klant draait en de resultaten van je bedrijf kun je in een administratiepakket vaak inzichtelijker opvragen dan vanuit een webshop.

Dit artikel is een Expertblog voor internetkassa.nu door Edwin Vlieg, oprichter van MoneyBird en WantMyMoney. Via MoneyBird kunnen eenvoudig facturen verzonden worden en krijg je inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Een API maakt het mogelijk om bijvoorbeeld webwinkels aan te sluiten op de administratie in MoneyBird. WantMyMoney biedt een laagdrempelig incassobureau voor kleine ondernemers.