Digitaal factureren is bij steeds meer (online) bedrijven een toegepaste vorm om betaalverzoeken bij de klant neer te leggen. De voordelen zijn een extra contactmoment met de consument en het kunnen toevoegen van loyalty-aspecten als kortingscodes of cross-en upsell mogelijkheden, het nadeel is het bijkomende debiteurenbeheer.
Als je wordt geconfronteerd met klanten die niet, te laat of een incorrect bedrag betalen, krijg je te maken met debiteurenbeheer. Het herhaaldelijk versturen van betaalverzoeken en het (zelf) afhandelen van deze openstaande posten of het inschakelen van een incassobureau kost de ondernemer veel extra tijd en geld. Logischerwijs is dit niet bevorderlijk is voor de cash-flow en het werkkapitaal van de onderneming.
Automatiseren van debiteurenbeheer
Om dit debiteurenbeheer zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen is het van meerwaarde dit proces zoveel mogelijk te automatiseren. Sinds 2007 biedt payment service provider Buckaroo een credit management oplossing voor (online) ondernemers, een module voor debiteurenbeheer waar recent enkele features aan zijn toegevoegd. “Het betreft een compleet vernieuwde tool die nu zowel betaalbatches als facturen kan opvolgen met meer flexibiliteit en mogelijkheden zoals sms, brief, betalingsregelingen en verschillende herinneringsschema’s”, zo licht Andre Valkenburg, CEO van Buckaroo, de aanpassingen toe tegenover internetkassa.nu.
De credit management module van Buckaroo is direct op de backoffice te koppelen, waarmee de payment services en aanvullende modules te managen zijn vanuit één systeem. De merchant dient echter wel een apart abonnement voor deze modules af te sluiten. Gevraagd naar de kosten van de credit management oplossing laat Buckaroo weten dat de prijzen niet op voorhand worden gecommuniceerd, “omdat deze heel erg afhankelijk zijn van de business van de klant”. Niet erg transparant, maar er zijn 3 pakketten beschikbaar die verschillen in beschikbare features en kosten. “Er wordt per klant bekeken welk abonnement het beste past.”
‘Raadzaam gegarandeerde betaalmethode te koppelen aan betaalknop’
Middels een geautomatiseerd creditmanagement oplossing kun je geautomatiseerd klanten factureren, betaalregelingen inrichten en administreren, maar ook verschillende herinneringsschema’s instellen. In de (opvolging van de) digitale factuur is het mogelijk een directe betaalknop te integreren. Andre benadrukt dat alle betaalmethoden die Buckaroo ondersteunt aan deze betaalknop kunnen worden gekoppeld. “De merchant kiest zelf welke betaalmethoden er aan de debiteur wordt getoond. Daarbij is het wel aan te raden een gegarandeerde betaalmethode zoals iDEAL, Bancontact en Giropay aan te bieden gezien het credit management betreft.”
Credit management systeem is zelf in te richten
Navraag leert dat het mogelijk is het creditmanagement systeem volledig zelf in te richten. Dat biedt de optie herhaalverzoeken te customizen, digitale facturen en mails te versturen in eigen lay-out en te voorzien van eigen tekst. “Ja, deze is volledig zelf in te richten. Zowel qua look en feel als de herinneringsschema’s. Deze kunnen ook per debiteur aangepast worden. Uiteraard bieden wij ook een basisformat aan waarin een aantal zaken vast ingevuld zijn.”
Ook is er de optie het volledige debiteurenbeheer uit handen te geven, inclusief de mogelijkheid tot overdracht van een onbetaalde factuur aan een incassobureau. De voor de hand liggende partij voor deze incassoprocedure is Intrum Justitia, gezien het feit dat Buckaroo onderdeel is van dit Zweedse bedrijf. “Vorderingen kunnen inderdaad ook ter incasso worden doorgezet. Wij bevelen Intrum Justitia aan bij onze klanten, maar uiteraard zijn andere incassobureau’s ook mogelijk.”
Credit management voor zowel eenmalige facturen als herhaalbetalingen
Het automatiseren van het debiteurenbeheer is ook voor ondernemers in de abonnementen-branche, een sterk opkomende markt binnen de e-commerce, mogelijk, want de credit management services zijn geschikt voor zowel éénmalige facturen als herhaalbetalingen. Het maakt de tool toepasbaar voor het inrichten van een systeem voor herhaaldelijke betalingen via incasso, waarbij dus een eerste factuur wordt aangemaakt om daar op gezette tijden opvolging aan te geven. Het abonnementsmodel zoals bijvoorbeeld Spotify of Netflix hanteert.
Binnen het credit management systeem van Buckaroo is deze terugkerende incasso mogelijk via SEPA Incasso (middels e-Mandaat) en creditcard. Met deze functionaliteit is het herhaaldelijk incasseren van bijvoorbeeld lidmaatschappen gemakkelijker te managen, en draagt daarmee bij aan de flow van recurring-payments.
Het toepassen van een geautomatiseerd debiteurenbeheer neemt extra kosten met zich mee, maar is wel degelijk van meerwaarde voor de online ondernemer. Omdat alle inkomende geldstromen worden vastgelegd en verklaard binnen één systeem, ontstaat er overzicht en structuur. In de praktijk betekent dit extra gemak voor uw relaties en een daling in risico’s en handmatig werk, wat resulteert in een gezondere cashflow en effectief managen van uw werkkapitaal.
